Vom ersten Ortstermin bis zur Ziellinie:

So läuft unsere Eventplanung

Lesedauer 6 min

Hinter dem Schlamm steckt echte Planung!

Wie laufen eigentlich die Vorbereitungen für ein XLETIX Event ab?
Wir haben mit Julia aus dem Team Operations gesprochen – sie gibt ehrliche Einblicke in unsere Ortstermine vor den Events. Mit dabei: Spannende Beispiele von unseren Locations in München (schauinsland Muddy Angel Run und XLETIX Kids) sowie in Grömitz (XLETIX Challenge NORDDEUTSCHLAND presented by MaxiNutrition).

Denn wer denkt, unsere Crew betritt das Eventgelände erst am Eventtag, liegt komplett daneben.

Lange bevor der Startschuss fällt, ist unser Team Operations unterwegs: Bei Ortsterminen wird nichts dem Zufall überlassen – von Streckenplanung bis Sicherheits-Check. Alles, damit du am Eventtag ein reibungsloses, unvergessliches Abenteuer erleben kannst – mit jeder Menge Schlamm, Teamspirit und strahlenden Gesichtern.

Julia aus dem Team Operations im Interview

Bei der Planung unserer Events müssen wir einiges auf dem Schirm haben!

In diesem Interview nehme ich dich mit hinter die Kulissen – und zwar zu den entscheidenden Terminen, die noch vor dem Schlammspaß stattfinden.

Die XLETIX Crew auf einem Ortstermin in München Erding auf dem Eventgelände

Was genau passiert bei einem Ortstermin? Wann findet er in der Regel vor dem Event statt – und was ist das Ziel dahinter?

Für gewöhnlich gibt es zwei Ortstermine vor jedem Event. Je nachdem, wann in der Saison das Event stattfindet, ist der erste Ortstermin im Januar/Februar (für Events im Mai/Juni/Juli) oder auch erst im Mai (für Events im August/September). Ziel des Ortstermins ist es, dass die Projektleitung das Gelände, die Umgebung und die Ansprechpersonen vor Ort kennenlernt.

Der zweite Ortstermin findet dann etwa zwei Monate später statt. Hier werden vor allem finale Hindernispositionen und der finale Streckenverlauf geklärt.

Die XLETIX Crew mit Fischbrötchen auf einem Ortstermin in Grömitz

Wie sieht ein klassischer Ortstermin-Tag für dich aus?

Meist sehr früh aufstehen, dann Anreise mit dem Zug zur Location, diese zu Fuß besichtigen und Abstände auf dem Eventgelände vermessen, Strom- und Wasserquellen kontrollieren, Absprachen mit den Ansprechpersonen vor Ort, Zugfahrt nach Hause – und schlussendlich: Spät abends müde ins Bett fallen.

… Dazwischen bleibt manchmal sogar Zeit für ein Fischbrötchen mit der Crew – zum Beispiel in Grömitz.

Wird bei Ortsterminen oft etwas am ursprünglichen Plan geändert – z. B. an den Streckenplänen?

Bestenfalls passiert das nicht! Es gibt aber Locations, bei denen sich das Gelände zwischen dem ersten und zweiten Ortstermin verändert (z.B. können Sandberge im Kieswerk verschoben werden oder es gibt Neubauten auf dem Gelände, von denen wir noch nichts wussten). Auch das Wetter kann eine Location beeinflussen, z.B. wenn durch viel Regen der Boden zu weich wird, um dort unsere Hindernisse aufzubauen. Oder Parallelveranstaltungen/Baustellen können zeitgleich zu unserem Event stattfinden, was dazu führen kann, dass die Strecke anders verlaufen muss.

Gibt es etwas, worauf du bei den Ortsterminen besonders achtest – oder worauf die Crew im Idealfall vorbereitet sein sollte?

Ja, z.B. ob sich Gegebenheiten der Location geändert haben. Sind die Strom- und Wasseranschlüsse noch alle nutzbar? Gibt es ggf. neue Anschlüsse, wodurch wir mehr Spielraum haben? Hat sich an der Location selbst etwas gravierend verändert? Gibt es z.B. Neubauten oder am Beispiel unserer Location in München Haar und die dort vorhandene Kiesgrube: Wie sieht die Fläche inzwischen aus? Wo gibt es Erhöhungen, wo ist es eben genug für Hindernisse? Da wir jedes Jahr neue Hindernisse kreieren, die zum Teil andere Dimensionen haben als alte Hindernisse, muss darauf geachtet werden, wo diese Platz finden.

Bei öffentlichen Flächen, wie wir sie z.B. in Grömitz nutzen, muss die Crew natürlich dahingehend gebrieft werden, dass wir uns im öffentlichen Raum befinden, sprich während des Aufbaus immer alles gesichert und abgesperrt werden muss, um die Sicherheit aller Passanten zu gewährleisten. Je größer die Veranstaltung, desto mehr Ansprechpersonen vor Ort gibt es für gewöhnlich – am Beispiel der XLETIX Challenge NORDDEUTSCHLAND presented by MaxiNutrition: Hier verläuft unsere Strecke über den Strand und Hindernisse werden dort aufgebaut. Das bedeutet für uns, mit jedem Strandkorbbesitzenden ins Gespräch zu gehen und das Einverständnis einzuholen. Hierbei unterstützt uns allerdings der Tourismus-Service Grömitz.

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